守秘義務、第三者からの照会等について（弊所に手続きを依頼し完了したと言って回っている事案に付随して）

このたび、当事務所でご依頼をお断りしたお客様が、
「トマト行政書士事務所に仕事を依頼して完了した」
と、事実とは異なる発言をしていることがわかりました。

そこで、弊所での守秘義務について、あらためて、ご案内いたします。

※ご依頼のお客様には以下、すべてご契約時にご案内しております。

第三者からの照会への対応

当事務所では、第三者から「本当にこの人から依頼を受けたのか」といったお問い合わせをいただいても、守秘義務の観点から、ご回答しておりません。
依頼を受けたか否かではなく、そもそもその人（その会社）を知っているかどうか、お答えしておりません。

ただ、当事務所では、許認可申請をご依頼いただいた際、必ず契約書をかわしております。
詳しくは契約書に記載しておりますが、「契約書を交わし着手金の支払いをもって依頼が成立する」こととなっております。

もし、本当に依頼をしたかどうか疑問に思われた場合は、契約書と着手金の支払いがあるかどうか、ご確認いただければ幸いです。

御依頼内容確認書の発行

契約書には、報酬等が記載されていることからでしょうか、
「契約書は取引先に見せたくない」
という方がおられます。
また、提示やコピーの提出ではなく、何か証明書になるものを取引先に提出しなければならないというケースも、たまにあります。

そのような場合、当事務所では、御依頼内容確認書というものを発行しております。

誰から、どのような手続きの依頼を受けているのかを記載して、職印を押印しております。
これは特に追加費用等いただいておりませんので、何らかの事情で契約書を提出したくない方や、とにかく依頼内容だけを分かりやすく相手に伝えたいという方は、こちらをご検討ください。

第三者に依頼内容を説明してほしいというご要望がある場合

以上が原則ですが、
「取引先や関係者に今やっている手続きの内容を伝えてほしい」
「自分ではうまく説明できないので、代わりに直接伝えてほしい」
「関係者からの質問に答えてほしい」
といったご要望については、その都度、お答えしております。

守秘義務がございますので、お客様のご指定の連絡先へ直接、私からご連絡をとるのが基本です。
相手からの連絡にお答えしなければならない場合は、お客様に、一定の方法をとることで照会におこたえしております。

この場合、お答えする範囲は、お客様からご指定いただくことが可能です。